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Finanzwesen

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Erweiterungsmodul Archivlösung

Mit der HS Archivlösung sind Papierberge, blockierte Drucker und Ablagearbeiten passé. Mit dem Modul können Sie alle relevanten Dokumente aus den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung elektronisch, schnell und revisionssicher archivieren - und Sie schonen zudem wertvolle Ressourcen.

Automatische und schnelle elektronische Archivierung aller relevanten mit dem HS Finanzwesen erzeugten Dokumente (Kontoblätter, Journale etc.) .

Aufruf archivierter Dokumente über die Benutzeroberfläche des HS Finanzwesens: Die Dokumente stehen in einer zentralen Übersicht sowie thematisch zugeordnet in den Arbeitsgebieten zur Verfügung.

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Leistungsumfang Archivlösung

Für alle die mehr wollen:

Dokumentenmanagementlösung für das HS Finanzwesen

Die HS Dokumentenmanagementlösung enthält alle funktionellen Möglichkeiten der HS Archivlösung. Darüber hinaus bietet sie weitere nützliche Funktionen:

Externe Dokumente archivieren

• Mit der HS Dokumentenmanagementlösung können Sie dem Archiv komfortabel externe Dokumente jeglicher Art hinzufügen.

• Die Arbeitsabläufe und Vorbesetzungen sind so gestaltet, dass Sie – auch ohne eine teure Zusatzlösung für intelligente Texterkennung – eine größere Anzahl von Dokumenten schnell und einfach archivieren können. Äußerst flexibel zeigt sich die Lösung hinsichtlich der Digitalisierung von Dokumenten. Ganz gleich, ob bereits PDF-Dateien vorliegen (z.B. per e-mail erhalten), ein kleiner Scanner am Arbeitsplatz oder ein größerer zentraler Scanner genutzt werden soll – alle Prozesse werden optimal unterstützt.

• Die eingestellten externen Dokumente sind in den entsprechenden Arbeitsgebieten der HS Programme zur Finanzbuchhaltung direkt aufrufbar. So finden Sie z.B. beim Lieferanten die entsprechenden Eingangsrechnungen.

Belegbild aus der Buchung heraus ansehen

Eine nützliche Funktion, die hier besonders benutzerfreundlich umgesetzt ist: Hinterlegen Sie bei der Archivierung einer Eingangsrechnung die Belegnummer als Schlagwort, können Sie später das Belegbild direkt aus der Buchung heraus aufrufen.

Akten anlegen ohne Kopien zu erstellen

Mit Hilfe sogenannter Referenzen können Sie ein archiviertes Dokument mehreren Stellen zuordnen, ohne hierfür Kopien erstellen zu müssen. So lässt sich beispielsweise eine Eingangsrechnung über die Erweiterung einer Maschine sowohl dem Lieferanten als auch dem Anlagegut zuordnen. Im Laufe der Zeit entsteht auf diese Weise eine Lebenslaufakte der Anlage. Weiterer Vorteil: Sie können ein archiviertes Dokument – ohne langes Suchen – an verschiedenen Stellen in der Anwendung aufrufen und im Rahmen Ihrer Berechtigungen als „Original“ bearbeiten.

Einfache Prozesse elektronisch erledigen (z.B. Rechnungsfreigaben)

Zur Optimierung der Arbeitsabläufe können Sie Dokumente, verbunden mit einer Aufgabenstellung, an andere Anwender im Haus elektronisch weiterleiten. Nach Erledigung der Aufgabe erhalten Sie das Dokument mit einem Vermerk zurück. So ersparen Sie sich lange Hauspostlaufzeiten.

Leistungsumfang Dokumentenmanagementlösung

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