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Personalmanagement
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HS Digitale Personalakte
„Alles in Ordnung - ganz schnell.“ Befreien Sie sich von den Aktenbergen und führen Sie Ihre Personalakten elektronisch. Mit dem Programm Digitale Personalakte von HS gehören umständliche Suchvorgänge in Papierakten und Archive, die aus allen Nähten platzen, endgültig der Vergangenheit an.
Die Herausforderung
Viele Unternehmen bewahren ihre Personalakten noch in Papierform auf. Die Folge: Der Platz wird immer knapper – und laufend kommen Unterlagen dazu. Bei jedem Zugriff auf die Personalakten heißt es für die Mitarbeiter: Aufstehen, Akte heraussuchen, Bearbeiten und anschließend wieder weghängen.
Wird etwas aus der Akte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters benötigt, geht es auf die Suche im Archiv, das ebenfalls voll ist. Doch wer hat schon die Zeit, die Akten auszusortieren, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?
Die Suche nach Informationen ist somit umständlich und zeitaufwändig,die Prozesse insgesamt sperrig und teuer.
Die Ziele
• Schneller Aktenzugriff für Personalentscheider und -referenten direkt vom Arbeitsplatz aus
• Weitgehend automatische Ablage von Dokumenten und Informationen
• Schlankere, sicherere und kostengünstigere personalbezogene Prozesse im Unternehmen
• Verringerung der benötigten Aufbewahrungsfläche/Aktenschränke auf ein Minimum
Die Lösung
Das Programm stellt eine Verbindung zwischen dem HS Personalwesen und dem HS Dokumentenmanangementsystem (DMS) her. Damit archivieren Sie automatisch mitarbeiter- und firmenbezogene Drucke aus dem HS Personalwesen, inklusive der Kategorisierung und Verschlagwortung.
Im HS Personalwesen stehen Ihnen alle Informationen aus den Personalakten, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben, zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zum Mitarbeiter zu hinterlegen.
Die Vorteile
• Zeitgewinn: Das Unternehmen gewinnt Zeit für die strategische Personalarbeit durch eine deutliche Beschleunigung beim Ablegen und Wiederfinden von Informationen. Allein bei der Recherche lassen sich bis zu 80 Prozent der Zeit einsparen.
• Schlanke Prozesse: Informationen stehen an verschiedenen Stellen gleichzeitig zur Verfügung. Fotokopien sind überflüssig. Dies erleichtert zum Beispiel die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen.
• Transparenz: Alle relevanten Daten werden systematisch und zentral gespeichert. Es gibt keine unvollständigen Akten mehr, weil Teile zum Kopieren, zur Bearbeitung oder zur Erstellung von Statistiken entnommen wurden.
• Kostensenkung: Das Unternehmen senkt die Kosten für die Aktenaufbewahrung und Kopien. Zudem vermeidet es die Arbeitskosten, die bislang durch ineffiziente Prozesse entstehen.
• Erhöhter Datenschutz: Das Risiko durch Aktentransporte und Kopien-Wildwuchs entfällt. Die differenzierte Rechteverwaltung im Programm schützt vor unberechtigtem Zugriff.
Leistungsumfang Digitale Personalakte 
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